Si no se depositan las cuentas anuales en el Registro Mercantil, se debe producir el cierre de la hoja, no pudiendo inscribir ningún otro acto en el Registro. Hay una excepción: nombrar liquidadores, revocar poderes, disolver la sociedad o cesar administradores.
Una de las obligaciones más básicas de los administradores de una empresa es el de elaborar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación por junta general.
Esta obligación tiene aspectos controvertidos y vicisitudes. Para empezar, debemos hablar de las consecuencias del incumplimiento.
Si no se depositan las cuentas anuales en el Registro Mercantil, se debe producir el cierre de la hoja, no pudiendo inscribir ningún otro acto en el Registro. Hay una excepción: nombrar liquidadores, revocar poderes, disolver la sociedad o cesar administradores.
Dicho cierre se produce cuando pasa un año desde que termina la obligación de depositar, es decir un año desde el cierre del ejercicio social.
Podemos evitar el cierre de dos maneras, depositar las cuentas anuales pendientes, o las de los últimos 3 ejercicios, o incluso presentando certificado de imposibilidad de depósito por no estar aprobadas.
Sanciones
La otra consecuencia que debemos tener en cuenta es que no depositarlas implica una sanción económica que impondrá el ICAC. En este sentido se inicia un expediente sancionador, por incumplimiento del deber de depósito de cuentas anuales, y el objetivo de estos procedimientos sancionadores es impulsar que las empresas presenten las cuentas anuales, a tenor del desdén que a veces han ocurrido en la historia mercantil de nuestro país.
La sanción imponible puede ir de 1.200 a 60.000 euros, o hasta 300.000 euros si las ventas superan los 6 millones de euros. Las sanciones se calcularán en porcentaje del activo de la última declaración del impuesto de sociedades.
Dicha infracción prescribe a los 3 años.
El objetivo de estas normas es mejorar la transparencia empresarial y proteger los intereses de terceros. Hay que tener en cuenta que el sistema de cuentas anuales existente en España está diseñado para que las empresas puedan decidir si contratar o no con otra, es decir si confiar o no en la solvencia de la contraparte. Al mismo tiempo, las aseguradoras de crédito son las que tienen que validar las operaciones, y lo harán en torno a documentos contables y fiscales.
Debemos tener en cuenta que hay muchas operaciones de crédito que se realizan a través de entrega de mercancía o servicio, que se paga a las semanas, por no decir que a veces es a meses vista. Hay operaciones de mercancías que se entregan y se pagan a 90 días, lo que implica confiar en el empresario que recibe. Para ello, el que entrega, puede asegurar la operación con una aseguradora de crédito: estas solo asegurarán la operación si el receptor tiene una contabilidad realizada, depositada y ordenada.
Pérdidas que reducen el patrimonio a menos de la mitad del capital social
En otro orden de cosas, hay que tener en cuenta que si las pérdidas reducen el patrimonio a menos de la mitad del capital social, las deudas pueden llegar a reclamarse a los administradores que han permitido que esto ocurra. Sin embargo, hay una presunción de responsabilidad contra el administrador, en el caso de que las cuentas no estén depositadas. Eso presiona a los administradores a realizar sus labores de forma correcta.