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Régimen de retenciones del IRPF en la nómina de los trabajadores en diversos supuestos conflictivos en la vida laboral

Laboral

La práctica de retenciones es una obligación de carácter tributario que recae sobre las empresas cuando se abonan unas rentas específicas que la ley enumera y, entre ellas, están sujetas a retención los rendimientos del trabajo que las empresas abonan a sus trabajadores.

El sistema de retenciones funciona como una medida recaudatoria para el Estado, es decir, cuando nos pagan el salario cada mes estamos “adelantando” el IRPF que más tarde calculamos. Es una forma que tiene el Estado de obtener liquidez inmediata, ya que si tuviera que esperar a los meses de mayo y junio de cada año para obtener dinero del IRPF, el resto del año no tendría liquidez para funcionar.

El sistema de práctica de las retenciones funciona de la siguiente manera: cuando nos tienen que pagar la nómina, la empresa nos deduce una parte que no nos paga, es decir, percibimos menos de lo que realmente deberíamos percibir, pero esta cantidad que la empresa no nos paga, tampoco se la apropia, sino que tiene la obligación de ingresarla en Hacienda. Por eso, cuando llegue el momento de calcular el IRPF, se restan las retenciones que nos han practicado, porque ya con anterioridad nos las han restado de lo que deberíamos haber percibido y la empresa las ha ingresado por nosotros en Hacienda.

Normalmente no tenemos problemas para saber los importes que nos retienen, ya que constan en la nómina que nos entregan todos los meses. Sin embargo, debido a que existen supuesto de gran complejidad, las empresas pueden llegar a equivocarse en el cálculo del porcentaje de retención (practicando retenciones mayores o menores a lo que correspondería). También existen supuestos en los que las empresas no cumplen con sus obligaciones y se “apropian” de las retenciones que les han practicado a sus trabajadores en la nómina; supuestos en los que la empresa no paga el salario a sus trabajadores porque está en situación de concurso y finalmente quiebra dejando deudas con sus trabajadores; o supuestos en los que existe un procedimiento judicial en marcha contra el empresario por el pago de salarios…

¿Qué ocurre en todos estos supuestos con las retenciones? ¿Si se equivocan en el cálculo de las retenciones pueden rectificar, o debe hacerlo el trabajador a través de la presentación de su IRPF? Ambas posibilidades son compatibles, pues la empresa, si conoce que ha realizado mal las retenciones, debería rectificarlas a través de la vía de la regularización de retenciones. En cuanto al trabajador, cuando la retención no se hubiera practicado o lo hubiera sido por un importe inferior al debido, y siempre que el error en el cálculo de las retenciones no le sea imputable a él, podrá deducirlas en el importe legalmente correspondiente través de su declaración de la renta.

¿Qué ocurre cuando la empresa no ha ingresado la retención en Hacienda? ¿Puede el trabajador incluirla en su declaración del IRPF? En el mismo sentido que lo comentado anteriormente, la respuesta es afirmativa, por cuanto al trabajador le están reteniendo el importe del impuesto (el trabajador cumple con su obligación), pero es el empresario el que no realiza su obligación de ingresarlas en Hacienda, y por ello el empresario estaría realizando una infracción tributaria susceptible de sanción. El trabajador podrá deducirlas en su declaración de la renta siempre que el error en la práctica de la retención no le sea imputable.

Otro supuesto sería el de qué ocurre con el trabajador al que no le han abonado el salario, si debe incluir esas rentas y sus correspondientes retenciones en su declaración. Mientras no se pague el salario, el trabajador no incluirá esas rentas en su declaración. Cuando se paguen los salarios, el trabajador deberá realizar declaraciones complementarias de los años a los que correspondan esos salarios, declarando también sus correspondientes retenciones.

Muchas son las cuestiones que se suscitan también en el ámbito del pago de atrasos por parte de la empresa a sus trabajadores, ya que son cantidades que se perciben en un determinado momento, pero que se corresponden con ejercicios anteriores. En estos casos, ¿la empresa debe practicar retención?, ¿en qué año se deben declarar esas rentas? Efectivamente, la empresa deberá practicar retención por las cantidades abonadas a sus trabajadores en concepto de atrasos. Lo que habrá que determinar en estos casos en primer lugar es cuándo resulta exigible para el trabajador el salario (en qué año debe imputarse), y dependiendo de ello la retención seguirá el régimen general de cálculo de retenciones o el de atrasos del 15%.

María Araujo. Abogada. Departamento Jurídico-fiscal de SIGA

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