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La sempiterna obligación de conservación de documentos

Obligación de conservación de documentos
Espacio Tributario

La pregunta, como tal, la recuerdo desde el inicio de mi ejercicio como asesor fiscal: “Javier, ¿hasta cuándo tengo que guardar la documentación?”.

La respuesta, por mi parte, siempre con la prudencia como premisa, ha sido la misma desde entonces: “Siempre, no puedes tirar nada”.

Pensemos que la conservación de soportes documentales (facturas, albaranes, escrituras, contratos, documentos diversos, declaraciones, libros de contabilidad, …), por el mero transcurso del tiempo, tiende a convertirse en un problema, aunque solo sea físico. Hace apenas unas semanas, un cliente me detallaba los centenares de metros cuadrados dedicados al archivo de su historia documental…, si a eso le sumamos el coste de los inmuebles (ya sean propios o alquilados), la lógica de la pregunta es del todo aplastante.

Pero, como digo, ya desde hace más de dos décadas, mi consejo siempre fue el mismo: conservar la documentación íntegra sine die. ¿Por qué? Bueno, entonces mi recomendación respondía esencialmente a la interconexión entre los dilatados plazos de amortización y el período de prescripción. Hablamos de aquella época -hoy tan lejana- en la que las bases imponibles negativas (BINs) tenían un plazo de compensación breve -al menos, visto desde nuestra actual perspectiva-, de apenas 5 años. Sin embargo, si la AEAT venía a comprobar un ejercicio (del Impuesto sobre Sociedades) a punto de prescribir (entonces, como digo, 5 años), en el que dentro de su base imponible (y, en este caso, también PyG) hubiera una amortización de un inmueble adquirido 30 años antes, ya teníamos un escenario favorable a la prudencia en la conservación de la documentación.

A día de hoy, la situación es aún más proclive -del todo determinante, diría yo- a la eterna conservación de los soportes documentales. ¿Qué por qué? Pues lisa y llanamente por el nuevo escenario que habilita a la Administración tributaria a proceder a comprobaciones retrospectivas sin límite alguno. Y ello es así por las previsiones expresamente contempladas tanto en el artículo 115 LGT como en los 26.5, 31.7 y 32.8 LIS (plazo de prescripción de 10 años del derecho de la Administración a comprobar las BINs y las deducciones por doble imposición); así como en el 120.2 LIS (comprobación de hechos, elementos, actividades y demás elementos claves en la cuantificación de la obligación tributaria no prescrita, aunque tales elementos provengan de operaciones hechas en ejercicios ya prescritos).

Todo ello configura que la respuesta a esa tan lógica pregunta sea -tiene que ser- del todo determinante: la documentación soporte debe conservarse siempre, sin excepción. Y, como bien denuncia mi bienquerido Enrique Giménez-Reyna, “ello implica no ya solo que los obligados tributarios deban conservar copiosa documentación durante un indefinido número de años, sino, sobre todo, que deban tener un profundo conocimiento de todos y cada uno de los elementos que originaron el crédito fiscal, algo ciertamente complicado ateniéndonos a la volatilidad del Derecho tributario y considerando los cambios que se producen en las empresas (…). El principio de seguridad jurídica reclama evitar la incertidumbre en el desenvolvimiento temporal de una determinada situación; se pueden contar con los dedos de una mano las acciones y los derechos que no están sujetos a la prescripción en nuestro ordenamiento. El hecho de que un contribuyente genere un crédito fiscal en un ejercicio y no tenga certeza sobre su procedencia hasta que efectivamente lo aplique (lo cual, como se ha dicho, podrá ocurrir muchos años después), genera una situación de inseguridad jurídica contraria al artículo 9.3 de la Constitución” (“Comentarios a la Ley General Tributaria al hilo de su reforma”; VVAA; Ciss-WK, 2016).

Todo ello sea dicho sin perjuicio de apuntar que “es un error grave mirar al pasado con los ojos del presente” (Pérez Reverte, dixit), siendo así que, además, ese espejo retrovisor puede conllevar que se caiga en el tan pernicioso “sesgo retrospectivo”.

Por hoy creo que ya es más que suficiente. Dejaremos para otra ocasión el profundizar en el debate del soporte adecuado de esa documentación: ¿originales o fotocopias?, ¿físicos o escaneados?,…

No te quedes con ninguna duda: consulta con tu gestor administrativo.

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1 Comentario

  1. Hasta cuando hay q guardar las cartillas de ingrasos de una comunidad? Espero su respuesta gracias.

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